גזברות וכספים
תוכן עניינים |
מצב החשבון במהלך
יתרת החשבון עומדת על: ???? ש"ח. לפירוט מאזן בוחן.
נהלי גזברות וכספים
המאהב איננו מאוגד משפטית, אבל יש ידע רב שנצבר לגבי נהלים המחייבים כל התארגנות שהיא, אשר רואה ערך בשמירה על תקינות ציבורית והמנעות משחיתות.
ויקיפדיות יקרות, אנא עזרו לנו להביא כאן מובאות בהקשר הזה כי כולנו רוצות להיות נקיות משחיתויות ו"מעטפות אולמרט". תודה.
נוהל כספים - כללי
- המאהב איננו למטרת רווח כספי ולכן אין להעביר או לחלק משאבים ובוודאי שלא כספים לאף איש/ה ללא נימוק בכתב, מדוע העברת המשאבים הזו תשרת את מטרות המאהב. לכן, קבלו באהבה והבנה, אבל אין למאהב אפשרות להעביר כספים ללא הצגת חשבונית רכישה על סכום זהה. פשוט אי אפשר. נכון, אלו תרומות, אבל אי אפשר להעבירן לאף איש/ה ללא תיעוד מסודר. זהו כסף ציבורי ואף אחת מאיתנו לא רוצה לעשות "מעשה המעטפות של אולמרט". תודה על ההבנה.
- רישום מדוייק של כל ההכנסות והכספים נדרש. זאת כדי להיות מודעים למקרים של אבדן או גניבה של משאבים או כספים מהמאהב.
- פעולות בכספים יש לבצע באמצעות 2 אנשות במקביל. זאת כדי למנוע טעויות. למשל - ספירת כספים לפני הפקדה תבוצע ע"י שתי נשים. החלטה על אישור הוצאת כספים תבוצע על ידי שתי נשים.
- כדאי מאוד לדאוג לתיעוד מסודר, ורצוי מאוד חתום, ומתוארך, של כל פעולה בנושאי כספים. הכסף הוא ציבורי ותמיד יש שמועות וספקולציות - רק הוכחות בכתב יכולות לנקות חשדות לאי-סדרים. קחו אחריות על המשאבים שלנו וכמובן, קחו אחריות על השם הטוב שלכן.
גיוס משאבים/כספים
איסוף תרומות במהלך עצרת איסוף תרומות במהלך עצרת נעשה ע"י מתרימים מתנדבים הידועים כ"צוות מאפשרים" (כי הם מאפשרים לאנשות להרגיש שיש להן חלק במאהב שלנו). הכסף שהם אוספים מאפשר לנו לכסות את הוצאות העצרת ולהמשיך הלאה. זה עובד ככה:
- כל הנהגה של מאהל תחליט על שני רכזי "צוות המפאשרים" שהם מתנדבים ותיקים שסומכים עליהם והם יעברו חפיפה מסודרת ע"י "המהלך". חובה שיהיו שני רכזי צוות לצורך בקרה הדדית וניהול תקין!
- הרכזים אוספים את המתנדבים שישמשו כ"צוות מתרימים". חשוב שיהיו אנשים שאפשר לסמוך עליהם כי מדובר בכסף של הציבור! פעילים וותיקים במאהל וכו'. ניתן להיעזר בשיתופי פעולה עם קבוצות מוכרות לנו מהמהלך (אצלנו לדוגמה, רכז השומר הצעיר הביא לנו כמה מתנדבים המוכרים לו).
- הדרכת המתרימים: הרכזים מסבירים לכל המתנדבים את: (א) חשיבות גיוס הכספים (ב) האחראיות האישית במשימה זו. (ג) יעד גיוס: כיסוי עלויות העצרת (שיוכלו גם לענות לשאלה זו תוך כדי ההתרמה). (ד) על המתרימים להגיע כשעה לפני תחילת העצרת לצורך תדרוך במקום (ראו למטה).
- ציוד להתרמה -להכין מראש!:
-- קופות -- טוש וחוברת נייר -- לוח שליטה 1: דף A4 שרשומים בו, בטורים, פרטים המתרים: מס' סידורי; שם פרטי ומשפחה; ת.ז.; טלפון נייד; גזרת התרמה (ראו למטה); טור הערות. -- לוח שליטה 2: טבלה "קוד מתרים". מתחת לכותרת מסמנים כמה קופות כ"א הביא. מטריצה עם טורים (כל טור: מתרים)ושורות ריקות. -- ליום שאחרי: לוח ספירת קופות. דף A4 עם טבלה המאפשרת ספירת הכסף(רצ"ב קובץ). העבודה בשטח לפני העצרת - הרכזים והמתרימים נפגשים במקום העצרת לצורך תדרוך סופי.
- רישום המתנדבים (בלוח שליטה 1)וצילום (בנייד/אי-פון) או לקחת למשמרת תעודת זהות - כערבון לקופה.
- תדרוך במקום למתרימים. בתדרוך מחלקים אותם לגזרות (לעשות את זה בשטח עצמו כדי שכ"א יבין את גבולות הגזרה שלו). חוזרים על מה שנאמר בתדרוך הראשון (אחראיות וכו')
- חלוקת תג וקופה לכל מתרימה.
בזמן העצרת -
- ברגע שיש קהל (גם אם העצרת טרם התחילה) - אפשר להתחיל להתרים!
הוראות נוספות יועברו בעל פה לרכזי "צוות המאפשרים" על ידי הגורם המוסמך (בנצי- 0547502227 או מיכאל - 052-4446053). כל ראש מאהל צריכה להעביר את פרטי הקשר של שני רכזי "צוות המפאשרים" שלה אל הגורם המוסמך ב"מהלך". רק רכזים אלה יעברו חפיפה לצורך ביצוע התרמה בעצרות.
שקיפות בתום כל עצרת הכסף שנתרם לקופות ייספר, יוצאו קבלות, הכסף יופקד לחשבון בנק ייעודי. בתום התהליך יפורסמו במאהל סה"כ עלויות העצרת וסה"כ ההכנסות מההתרמה.
הוצאת משאבים/כספים
שלושה נשים התנדבו להיות מורשות החתימה במאהב - ותמיד 2 מהן נגישות בסמיכות למטבח במאהב "לו הייתי רוטשילד". לפרטים לגבי אישור הוצאת כספים ומורשות גישה לכספים, אפשר לפנות לברוך אורן מצוות הגשמת חלומות.
תכנון הוצאות מראש
- נא להעדיף תמיד לתכנן הוצאות מראש. המאהב הזה מלא בנשים וגברים שרוצים לתרום, כמעט ואין צורך לרכוש דבר. רק צריך להביע משאלה (אפשר להוסיף לרשימת משאלות).
- אישור הוצאות בדיעבד היא פעולה הנוגדת את כללי המנהל התקין. מדובר בכלי המפעיל לחץ גבוה על מקבלות ההחלטות בנושאי כספים ונחשב לפעולה לא תקינה, מאותה קטגוריה של הפעלת איומים וסחיטה. נא להבין זאת.
- הוצאות שכבר בוצעו וכעת יש בקשה לקבלת החזר - יועלו לדיון בצוות הגזברות לאחר 24 שעות ממועד הגשת הבקשה, כדי לאפשר דיון רגוע. אין כלל הבטחה שבקשות כאלו יכובדו.
- הרשאה להתחייב בשם המאהב ("תביא לי עכשיו אוטובוס, הגזברות תדאג לכספים אח"כ") וכן רכישות באמצעות מתן כרטיס אשראי אישי כבטחון, הן בעייתיות מאוד אם בוצעו ללא אישור מראש ממורשי החתימה של המאהב.
נוהל רכישה / הזמנת עבודה
נוהל זה הינו נוהל מצוי ברוב המוסדות הציבוריים, ונראה נכון לאמץ אותו גם כאן. מדובר בכספים ציבוריים וחובת הנאמנות לציבור חלה על המשתמשת בכספים אלו.
לנוהל יש 3 שלבים:
- עבור כל רכישה יש להשיג 3 הצעות מחיר בכתב. אם מדובר במוצר אשר מחירו מפוקח כגון קוטג' (סתאאאאם, קוטג' כבר לא מפוקח) או במוצר שמחירו צנוע מאוד, ומשתווה לשכר עבודה עבור 2-3 שעות עבודה (כלומר, עלות המוצר שווה לעלות זמן השגת הצעות המחיר) - האדם הסביר הייתה מוותרת על הדרישה הזו ועוברת לשלב הבא.
- קבלת אישור לרכישת המוצר או השירות מ-2 מורשות חתימה (אפשר גם באמצעות טלפון אבל תמיד רצוי בכתב), וכן יש לוודא שיש כסף מזומן בחשבון המאהב המשוריין לטובת הרכישה. חובה להשלים שלב זה לפני המעבר לשלב הבא, אחרת אנחנו נכנסות לעבירות שחיתות כבדות מאוד, כגון - גניבה, שוחד, מרמה, הפרת אמונים וכו'
- בירוקרטיה: משלוח הזמנת עבודה וקבלת חשבונית על שם המאהב (ראה סעיף הבא "חשבון בנק למאהב" המסביר מה נדרש להרשם על החשבונית) וכמובן העברת התשלום לספקית. אין להרשות רישום חשבונית לשום דבר לפני שהושלם שלב קבלת האישור לרכישת המוצר ושיריון הכסף, בשום פנים ואופן, אחרת אנחנו נכנסות לעבירות שחיתות כבדות מאוד, ראי לעיל.
לפרטים נוספים על נוהל זה אפשר להתייעץ עם ברוך אורן מצוות הגשמת חלומות, ארין מדר "אקונומיק" מצוות המטבח, ועם כל רואת חשבון או עורכת דין המבינה דבר וחצי בנושא כספים ציבוריים.
