הדרכת סיילספורס לארגונים לשינוי חברתי / NPTECH, 29/10/2015

תוכן עניינים 1 החבילה NPSP 2 כניסה למערכת ההתנסות 3 סוגי רשומה במערכת 4 בניית שדה 5 אובייקטים סטנדרטים 6 הוספת שדה חדש 6.1 שלב א': בחירת סוג שדה 6.2 שלב ב' - הגדרות שדה 6.3 שלב ג' - הרשאות 6.4 שלב ד' - פריסות דף 7 עריכת פריסה

החבילה NPSP

החבילה - NPSP מגיעה עם המרכיבים הבאים:

1. תורמים
2. מתנדבים
3. קשרים בין אנשים (אני בן דוד שלך)
4. קשרים בין אנשים וארגונים (אנשים שמתנדבים בכמה עמותות, מנהל חברה שגם מתנדב בעמותה)
5. תרומות חוזרות

ניהול מתנדבים - הגיע לפני שנה - יש כלי לניהול מתנדבים לארגונים עם מאות מתנדבים.

מערכת SALES FORCE זו מערכת גדולה ומורכבת, שווה לפסל אותה ולהתאים אותה למה שצריכים. גם בSALESFORCE יש מוח מאוד גדול ותדעו שיש פוטנציאל לגדול.

שווה להתחיל בקטן ולאט לאט לגדול ולהוסיף רכיבים.

2 החלטות שצריך להחליט כשמתחילים:

• שתי אופציות בנושא מטבע: רק שקלים או רב-מטבע. רב-מטבע זה מאוד מורכב, פחות מומלץ. יש פתרון לניהול מט"ח לארגון שפועל עם סוג מטבע אחד. למשל חבילת-מטבע-זר. חבילת-מטבע-זר היא פתרון עדיף על הרב-מטבע.
• הקשר בין אנשים לארגונים. בדרך כלל הקשר 1:1 - כל אחד נמצא בארגון אחד בלבד. יש אופציות נוספות. למשל HOUSEHOLDS - משקי בית. ואפשרות שלישית היא person account - שבה ארגונים ואנשים הם רשומות ברות קיימא (כלומר כל ארגון יכול להיות קשור לכמה אנשים וכל איש לכמה ארגונים)

בקשר 1:1 - כשפותחים את האדם "משה כהן" אז נפתח ארגון צל "משה כהן הארגון".

• הלל - יש אנשים שגם מתנדבים וגם תורמים ואז הם מופיעים פעמיים?? תשובה - אלו נהלי העבודה שלכם שצריך לחדד.

2 הערות על בעיות ונהלי עבודה:

1. יש פתרון להכל. יש מאות מיליונים שנתקלו כבר בכל אחת מהבעיות.
2. הצלחה של מערכת מידע מורכבת מאיך שהיא נראית. כשרואים שבנו משהו רע אז צריך להגיד. וחשוב מאוד להבין גם את נהלי העבודה, שגם הם משפיעים מאוד על הצלחת המערכת. מאוד חשוב שלפי הנוהל כל העובדים יעבדו באותו הדרך. אם כל העובדים שמים שם פרטי ושם משפחה באותו השדה של שם המשפחה - לא קרה שום דבר. אבל מספיק ש1% מהעובדים עושה שגיאה - מאוד קשה להתנהל.

למשל -

• איזה שמות נותנים לתרומות.
• איך מזהים האם משה כהן1 הוא משה כהן2 ? לפי המייל? לפי הת.ז.?

כניסה למערכת ההתנסות

test.salesforce.com user: two@course.org.il pass: qwert12345

התפריט העליון נקרא APP. וצריך להיות ב-APP שנקרא COURSE. הAPP קובע איזה שמות של אובייקטים/חוצצים יהיו בתפריט. בקצה השמאלי של התפריט APP יש + שאם לוחצים עליו רואים עוד הרבה אובייקטים/חוצצים שאפשר לחבר.

בר, עמותת צלול - זיהומי מים, גישה לים. ניהול מתנדבים וגיוס תרומות.

מתחת לתפריט APP יש לי "יצירת חדש" שהוא drop down menu

למשל - יצירת הפניה חדשה. השדות שיש פס אדום - הם שדות חובה במערכת. כשמוסיפים שדות, אפשר להגדיר שדות חוב. וגם בעריכת הפריסה יש לי אפשרות להגדיר שדות חובה. כל שדה שהגדרנו חובה אפשר להוריד ל-לא חובה. כל שדה אפשר לשנות את הפריסה, להזיז אותו מהבלוק העליון לבלוק התחתון.

כשמוחקים שדה מהמערכת הוא הולך לסל המיחזור. אם מחקתם מסל המחזור, אי אפשר לשחזר. סל המחזור מתרוקן אחרי 30 יום. טפסי עבר, כשעכשיו שדה מסויים הוא שדה חובה, הוא ישאר NULL אבל כשניכנס לערוך את אותו טופס עבור אותו איש קשר, המערכת תעצור אותנו ותבקש שנזין ערך עבור אותו שדה.

סוגי רשומה במערכת

לכל פרופיל במערכת = לכל USER במערכת, אפשר שהDEFAULT של סוג הרשומה שלו בעת יצירת איש קשר חדש, יהיה שונה. איש צוות, איש קשר כללי, מתנדב, תורם, ספק.

לכל אחד מ'סוגי הרשומות' אני יכול ליצור פריסת מסך שונה. חלק יופיעו רק במתנדב - אילו ימים הוא מוכן להתנדב. כשאני לוחץ על הכפתור חדש - אני בוחר את סוג הרשומה.

וזה הקשר בין סוגי רשומה לסוגי פריסה.

רוב הארגונים שהגענו אליהם והיו להם שגיאות קריטיות במערכת - זה היה בגלל שמישהו ידע איך לבנות שדות אבל נכשל להבין שהשדה נכנס לכל האנשים ולא רק לאיש אחד בודד.

בניית שדה

למשל בניית שדה לאנשי קשר. אם אתם בעלי הרשאה (יכול להיות שבארגון שלכם אין את ההרשאה המתאימה של SYSADMIN). אבל אם כן, אז יש חץ קטן בצד שמאל, ואז אפשר לבחור VIEW FIELDS ושם יש כפתור 'חדש'.

שדה זה פיסת מידע במערכת. שם, כתובת. כל פיסת מידע היא שדה. מסוגים שונים.

אפשרות נוספת להוסיף שדה זה דרך שם המשתמש, בתפריט הנגלל, "הגדרות" שמביאה את מפת המנהלה. להבדיל מ"הגדרות שלי". זה שולח אותנו לbackoffice של המערכת. נפתחת רשימה ארוכה. בתפריט הניווט מצד ימין בוחרים "התאמה אישית" וזה נפתח לרשימת כל האובייקטים הסטנדרטיים במערכת.

• מבצעי קידום=פרויקטים
• חשבונות=ארגונים
• אנשי קשר=אנשי קשר

ומשם אפשר להגיע שוב לרשימת השדות של איש קשר ולנהל אותם

אובייקטים סטנדרטים

בחבילת NPSP יש כמה אובייקטים שמגיעים עם המערכת:

• אנשי קשר
• ארגונים
• הכנסות
• פרויקטים
• הפניות

אפשר להוסיף עוד אובייקטים - למשל שיעורים, נוכחות, הוצאות לכל אובייקט יש שדות סטנדרטיים ושדות קאסטום = שהוספו בהתאמה אישית לארגון שלנו.

הוספת שדה חדש

הוספת שדה חדש בנויה מ-4 שלבים:

שלב א': בחירת סוג שדה

• מספר אוטומטי, נוסחה, סיכום, קשר חיפוש, קשר חיפוש חיצוני. -חלק מסוגי השדות מפצירים בנו לא להוסיף לפני שעושים קורס למתקדמים כי המשמעויות שלהם חריפות.
• URL, טקסט (קצר), איזור טקסט, איזור טקסט (ארוך), איזור טקסט (עשיר) כשמם כן הוא.
• אחוז, מספר ומטבע - אפשר לעשות עליהם נוסחאות מתמטיות. על טקסט אי אפשר.
• מספר - המערכת מורידה את האפסים. לכן תעודת זהות יש להוסיף כטקסט.
• תאריך ותאריך שעה - גם עליהם אפשר לעשות נוסחאות. היום פחות 7 ימים.
• תיבת סימון - CHECKBOX
• טקסט מוצפן, מיקום גיאוגרפי. עדיף לא להחזיק.
• כמעט כל שדה שנדרש מוצפן במערכת, אסור לכם לפי חוק להכניס. ועדיף לאכוף סודיות באמצעות הרשאות.
• גיאוגרפי כמעט
• רשימת בחירה (list box) ורשימת בחירה מרובה - למשל תחומי עניין. אין רשימה פתוחהכמו תיוגים.
• דואר אלקטרוני - בודק שזה נראה כמו דואר אלקטרוני או שכחתם שטרודל.
• טלפון שרק מסדר את המקף.
• אפשר להוסיף כמה שדות טלפון (טלפון1, טלפון2 וכדומה).

טיפ

המערכת לומדת אתכם, אולי אפילו לא תראה לכם רשומה כי טרם נכנסתם אליה. תעבדו חודש ותראו שהכל עובד.

שלב ב' - הגדרות שדה

• תוית שדה.
• אורך (מקסימלי) - לשדות טקסט. בתאריך ישאל תאריך מקסימלי וכו'.
• שם שדה = שם מכונה, שם פנימי למערכת. זה רק באנגלית. אם תכתבו בעברית זה יכתוב למשל field_35,

קרן נתניה למשל, התורמים שלהם רק מוסדיים. לכן אין טעם לצפות להתממשקות עם מערכות חיצוניות. ולכן אין בעיה להסדר field_1147

אצל נועם דמרי אפשר ללמוד איך עושים TRIGGER במערכת.

• תיאור - זה לבוני המערכת
• טקסט עזרה - יופיע בבלון המרחף כשנעמוד על הסימן שאלה.
• דרוש. אם השדה הוא שדה חובה, הוא יהיה שדה חובה בכל הפריסות האפשריות שלו.
• UNIQE - אל תאפשר שני אנשים עם שדה זהה. למשל שם משפחה. לעומת זאת לעשות את השדה "תאריך לידה" UNIQE זו טעות.

טעות נפוצה - לעשות גיל שמוזן ידנית. הוא צריך להיות שדה נוסחה.

דניה מ-DVI

שלב ג' - הרשאות

ב'מרחב' - מנהל בית רואה דברים שהעובדים בבתים עצמם לא רואים. אז אפשר לסמן איזה תפקיד יכול/מנוע לצפות בלבד, יכול/מנוע לערוך.

שלב ד' - פריסות דף

אפשר לבחור באילו פריסות דף השדה יופיע והיכן לא יופיע. זה טרם קובע את האיזור בדף שבו זה יופיע.

עדי-למרחב: יש את ארקדי שמרכז את נושא השדות. כך שכל השדות יהיו מתואמים.

עריכת פריסה

שני סוגים של שדות שאי אפשר למחוק:

• שדות PK - שהמערכת קבעה שאי אפשר להוציא (למשל בקשר 1:1)
• שדות חובה. מה ש'דרוש' - יהיה דרוש בכל הפריסות.

במסך עריכת פריסה אפשר להגדיר 'שדה חובה' שהחובה בו היא רלוונטית רק לפריסת מסך ספציפית.

שינוי הסדר והסרת סדות באמצעות גרירה ושיחרור. כנ"ל גרירת ושיחרור מקטעים ושטח ריקים. בבנק השדות העליון, שדות שעוד אפשר לגרור יהיו בולטים. שדות שכבר בשימוש בפריסה זו, יהיו במצב שקוע ואפור.

החיבור לפריסה הוא רלוונטי רק לענייני תצוגה. המידע עדיין נשמר לצרכי דוחות.

כשמרחפים עם העכבר על השדה הספציפי (בתוך מסך עריכת פריסה), אפשר לשנות את המאפיינים של אותו שדה באופן ייחודי לאותה פריסה - הפיכה לשדה חובה בפריסה ספציפית והפיכה לקריאה בלבד לפריסה ספציפית.