הוראות להתרמת עצרת - זהו מסמך שנכתב ע"י מיכאל אלכסנדר ביום 1/8/2011, ונשאר ספון במיילים של ברוך אורן עד 2014.. והנה הוא רואה אור מרשתת.

גיוס משאבים/כספים

איסוף תרומות במהלך עצרת ע"י מתרימים מתנדבים, קרי "צוות מאפשרים" (כי הכסף שהם אוספים מאפשר לנו לכסות את הוצאות העצרת ולהמשיך הלאה): לפני העצרת של 30.7 בתל אביב הקמנו במאהב רוטשילד "צוות מאפשרים", זה עובד ככה:

• מחליטים על שני מתנדבים שסומכים עליהם (בנצי ואני, מיכאל) יהיו רכזי הצוות מתרימים.
• הרכזים מבקשים מאנשים במאהל "מי מוכן לעזור בעצרת, זה מחייב אותכם להגיע שעה לפני ההתחלה (יעני, לוותר על הכיף של המצעד אבל זה יעזור לנו להמשיך להתקיים)." שימו לב: לא לבקש "מי רוצה לעזור לאסוף תרומות" - זה עלול למשוך את האנשים הלא-נכונים. חשוב שיהיו אנשים שאפשר לסמוך עליהם כי מדובר בכסף של הציבור! פעילים וותיקים במאהב וכו'. ניתן לגייס את המתרימים בעזרת שיתופי פעולה עם קבוצות מוכרות במהלך (אצלנו זה היה דרך השומר הצעיר).
• הדרכת המתרימים: הרכזים מסבירים לכל המתנדבים את: (א) חשיבות גיוס הכספים (ב) האחראיות האישית במשימה זו. (ג) יעד גיוס: כיסוי עלויות העצרת (שיוכלו גם לענות לשאלה זו תוך כדי ההתרמה). (ד) על המתרימים להגיע כשעה לפני תחילת העצרת לצורך תדרוך במקום (ראו למטה).
• ציוד להתרמה -להכין מראש!:

• קופות העשויות מבקבוקי מים 1.5 ליטר, חתוכים מתחת לפיה.
• כיסוי לבקבוק: צריך להיות אחיד לכל הבקבוקים, עשוי מהפוסטר שיופיע בעצרת. לעטוף בפוסטר את הבקבוק, אפשר לשדך עם שדכן סיכות. למה?(א) אסור שהבקבוק יהיה שקוף. (ב) בזמן העצרת כולם מזהים את הפוסטר ויודעים שה"קופה" שלך היא הרשמית להתרמה בעצרת.
• תגי זיהוי מיוחדים לצוות המתרימים בלבד. אין למחזר תגים אלה -בכל התרמה להשתמש בתג שונה! להכין מראש תגי נייר (עדיף קרטון) שהודפס מראש, חתוך בגודל מתאים שיוצמד לחולצת המתרימה ע"י סיכת בטחון (סיכות סבתא). התג מאפשר לקהל לזהות מתרימה מורשית. להכין יותר תגים ממספר המתרימים כדי להוסיף מתרימים תוך כדי העצרת אם יש צורך. מדבקות זה פתרון קל אבל בעייתי: הן נופלות כשהמתרימים מזיעים בתוך הקהל!
• שקיות ניילון, עדיף אטומות, כזה שאפשר לקחת אבטיח (כי הכסף כבד!).
• מדבקות לצורך סימון על השקיות
• טוש וחוברת נייר
• לוח שליטה 1: דף A4 שרשומים בו, בטורים, פרטים המתרים: מס' סידורי; שם פרטי ומשפחה; ת.ז.; טלפון נייד; גזרת התרמה (ראו למטה); טור הערות.
• כמה תיקי גב עמידים (בהם יוכנסו שקיות מלאות בכסף - שיהיה עמיד "לנשיאת אבטיח"!)
• ליום שאחרי: לוח ספירת קופות. דף A4 עם טבלה המאפשרת ספירת הכסף לכל שקית (רצ"ב קובץ).
• לוח שליטה 2: טבלה "קוד מתרים". מתחת לכותרת מסמנים כמה קופות כ"א הביא. מטריצה עם טורים (כל טור: מתרים)ושורות ריקות.

העבודה בשטח

א. לפני העצרת -

• הרכזים והמתרימים נפגשים במקום העצרת כשעה לפני העצרת ומציירים מפה פשוטה של שטח העצרת, ומחלקים את השטח לגזרות לפי מספר המתרימים. גבולות הגזרות יהיו עצמים בולטים בשטח שניתן לראות מעל ראשי הקהל (עמודי תאורה, הבמה, עץ וכו'). כל מתרימה תקבל גזרה ותוכל לזהות את גבולות הגזרה בה היא מתרימה עפ"י העצמים האלה. זה לא צריך להיות מדויק, אבל מאפשר לכל מתרימה לדעת פחות או יותר מהו השטח "שלה".
• רישום המתנדבים (בלוח שליטה 1)וצילום (בנייד/אי-פון) או לקחת למשמרת תעודת זהות - כערבון לקופה.
• תדרוך במקום למתרימים. בתדרוך מחלקים אותם לגזרות (לעשות את זה בשטח עצמו כדי שכ"א יבין את גבולות הגזרה שלו). חוזרים על מה שנאמר בתדרוך הראשון (אחראיות וכו')
• חלוקת תג וקופה (בקבוק) לכל מתרימה. לרשום בטוש קוד מתרים על כל תג (לדוגמה: א, ב, ג...) בהתאם למספר הסידורי בלוח שליטה 1. מעתה לכל מתרים יש אות מזהה. לסמן באות זו את הגזרה שלהם על המפה! אם צריך להחליף מתרים באמצע העצרת, יודעים איזה אות וגזרה לתת למחליף שלו.

ב. בזמן העצרת -

• ברגע שיש קהל (גם אם העצרת טרם התחילה) - אפשר להתחיל להתרים!
• כל מתרים יסתובב בגזרה שלו עד שמרגיש ש"אסף מספיק" ואז יחזור עם הבקבוק אל רכז #2 לנקודה שנקבעה מראש (למשל לגדר המפריד בין הקהגל ל"שטח הסטרילי". שם מעביר המתרים את הבקבוק לרכז #2 ומחכה לקבל בקבוק ריק, איתו יחזור לגזרה שלו.
• כל מתרים יחליט מתי "אסף מספיק", בהתאם למשקל, תחושת בטחון וכו'.
• כרבע שעה לפני סיום העצרת, כדאי לחזור ל"נקודת הריקון" ועל פי הנחיות הרכז יעברו להתרים את הקהל בנקודות היציאה מהעצרת.

ג. עבודת הרכזים

• הרכזים נשארים בשטח הסטרילי! רכז #1 אחראי על רישום קופות והעברת הכסף מהבקבוק לשקית. רכז #2 משמש חוליה בין רכז #1 והמתרימים.
• רכז #2 פוגש מתרים שהגיע "לנקודת הריקון" עם בקבוק "מלא", מעביר את הבקבוק לרכז #1 ואומר לו של מי הבקבוק ("זה ממתרים ג", ונותן למתרים בקבוק חדש (ריק).
• רכז #1 מרוקן את הבקבוק לשקית הניילון,

ד. חלוקת שטח העצרת לגזרות, הקצאת מתרימה לכל גזרה.

אם יש צוות מאפשרים שיוצא להתרים, לדאוג לקופות כמה שיותר קטנות: בקבוק מים מינרלים 1.5 ליטר. למה?

1. יותר מגודל זה, נהיה כבד מדי (כ-5 קילו לפחות!).
2. אם הלך לאיבוד - לא הפסדנו הרבה מדי.
3. בדוחק של קהל עצרת, הבקבוק נוח מאוד להחזיק, אפשר להרים אותו מעל הראש כדי שיראו אותך גם מרחוק ויבואו אליך (כן, כן, אנשים פילחו את דרכם אלי כדי לשים כסף בבקבוק!)